接客マナー企業受付編!電話の受け方かけ方やメールの送り方について

いらっしゃいませ、kotokotoです。

この度は、『接客マナー企業受付編!電話の受け方かけ方やメールの送り方について』ということで、企業受付嬢として接客を行う上でのポイントについてお届けしていきます。

色んなサービス業の中でも企業受付の仕事は企業対企業のお仕事、つまりB to Bということになります。

多くのサービス業はB to Cというお客様との接し方を意識しなければなりませんが、企業受付は相手が企業の方であるので一つの接客でご迷惑をかけてしまい交渉に影響が出ては困ってしまいます。

そこで今回は、

  • 企業受付の接客マナー電話の受け方や掛け方
  • 社内の方や、役員の方へメールを送る際のポイント

これら上記についてお話していきます。

接客マナー(企業受付編)電話の受け方にかけ方のポイント

企業受付に限ったことではないですが、企業の新人研修や所属先が決まったときに必ずといっても通るのが電話応対ですよね。

しかも電話対応が苦手だという若い子が多いこと!最近はSNSなど文字で伝えることが習慣になっていることも多く、電話に慣れていな人が増えているそうです。

とはいえ、電話を受けないわけにはいけないし、掛けざるを得ないこともあるでしょう。

そこで、企業受付の経験で学んだ接客マナーの基本でもある電話の受け方・かけ方のポイントについてお話していきます。

電話の受け方

部署にかかってくる電話とは違って、企業受付にかかってくる電話は会社にもよりけりですが内線と外線で対応が変わります。

私が勤めていた会社では最初に電話の外線の鳴り方と内線の鳴り方が異なるので、そこをまずは覚えることからスタートしました。

  • 内線の場合

内線は社内からの電話なので、会社名を名乗る必要はありません。
私の勤めていた会社は受付の箇所が1階に二つ、6階に一つあったので

「はい、一階受付(kotokoto)です。」といって電話に出ます。

あとは、きちんと要件を聞いてそれに応じて対応するのみ!

難しいことは特にありません。

  • 外線の場合

外線は社外からの電話なので、お客様からかもしれませんので対応には気をつけなければなりません。

電話を受けた際は、会社名をきちんと名乗ることが大切です。

「はい、○○株式会社受付kotokotoでございます。」といって電話に出て、迷惑電話の時もありますのでその際は丁重にお断りをして電話を切るようにします。

また、ごくまれに社内の人を特定しようとするような電話もありますので、会社によって対応法は異なるかとは思いますが、電話交換台へ促していました。

電話のかけ方

どちらかというと電話を受けるよりかけるほうが多かったです。

お客様が会社に訪問されて受付をすますと、すぐさま対応先の部署や担当者へ連絡が必要です。

時に、あやふやな記憶で担当者の部署が曖昧だったりすることもあるので、電話をかける際に本当に担当者に間違いはないか?確認することが大切です。

基本的に内線でかけることがほとんどなので、「1階受付kotokotoです。田中さん宛てに○○様がお見えです。」といった形でご連絡します。

特段難しいことはないですよね!

接客マナー(企業受付編)メールの送り方

企業受付の中には電話応対だけでなくメールをお送りする業務がある場合があります。

特に社内の役員クラスの方へご連絡する際は文面にも気をつけたいところですよね!

そこでメールをお送りする際のポイントをお伝えしていきます。

  1. 役職がある場合は「様」ではなく「殿」
  2. 最初の書き出しは丁寧に
  3. 誤字脱字に注意
  4. 末尾もきちんと整える

これらが非常に大切なポイントです。

まず、一つ目。

役職のある方にメールを送りするとき、

例えばですが、○○様と通常はお送りしますが、

部長・本部長・役員などにメールをお送りするさいは、「田中本部長 殿」というように、敬称を変えることが大事です。

そして、文章の書き出しですが

「いつも大変お世話になております。」というように、書き出しを丁寧にいれることもポイントです。

これは書き出しだけではなく、末尾も「お手数をおかけしますが、何卒宜しくお願い申し上げます。」

という風に結ぶことが大切です。

もちろん、送信ボタンを押す前は誤字脱字がないか?きちんとチェックすることを忘れずに!

まとめ

企業受付の接客マナー電話対応とメール対応についてお届けしていきましたが、いかがでしたか?

電話は苦手という人が多いですが、企業受付を目指す場合は電話業務は必須ですので確実に習得しておく必要があります。

まずは、電話がかかってきたことを想定して何度も繰り返し声に出して練習することで自然と身についてくると思います。

電話に出るのが嫌だという声が少しでも少なくなると嬉しいですね。

さらに、メール対応も友達に送るものとは異なるのでビジネスメールの送り方も勉強していきましょう!

それでは、最後までご覧いただきありがとうございました。